Вступление в силу обязательного использования электронных транспортных накладных (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года станет значимым событием для всей отрасли грузоперевозок в России. Для всех участников рынка, включая организации и частных лиц, занимающихся коммерческими перевозками, это не просто формальная процедура, а реальный переход к цифровому документообороту, который может упростить или усложнить работу, в зависимости от степени подготовки.

В соответствии с положениями Федерального закона № 140-ФЗ, теперь оформление электронного транспортного накладного листа (ЭТрН) становится обязательным требованием для большинства участников грузоперевозок, а не правом. Традиционные бумажные накладные признаются устаревшими, и вся ключевая информация о грузе, маршруте следования, сторонах, участвующих в перевозке, и условиях транспортировки должна быть зафиксирована в электронном формате. Как сообщает Autonews, данная мера направлена на повышение прозрачности операций и упрощение контроля над грузоперевозками, однако на практике вызывает ряд вопросов у представителей бизнеса.

Следует учитывать, что необходимость использования электронных накладных возникает не во всех случаях. К примеру, при доставке товаров собственным транспортом между филиалами одной организации или в ситуации самовывоза товара покупателем, ЭТрН не требуется. Минтранс России конкретизировал эти исключения в приказе № 262. Также электронная накладная не потребуется при курьерской доставке небольших заказов или документов – достаточно акта выполненных работ или электронной отметки в соответствующей системе.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) организована по принципу использования титульных листов – отдельных секций документа, которые последовательно заполняются и подтверждаются цифровой подписью грузоотправителем, перевозчиком и получателем. В обычной ситуации используется четыре титула: первый лист заполняется отправителем, второй – перевозчиком при получении груза, третий – получателем после доставки, а четвертый – перевозчиком по завершении разгрузки. При необходимости могут добавляться дополнительные титульные листы, например, в случае переадресации или смены транспортного средства.

Каждый участник процесса несет ответственность за свою часть: грузоотправитель предоставляет полную информацию о грузе и маршруте следования, перевозчик подтверждает факт приема и состояние груза, получатель фиксирует получение и возможные расхождения, а также завершает оформление документов. Если в процессе перевозки участвует экспедитор, порядок действий определяется тем, принимает ли он груз на ответственное хранение – в этом случае он выступает в роли отправителя в ЭТрН с соответствующей отметкой.

Внедрение ЭТрН предполагает техническую подготовку. Необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для сотрудников, подключиться к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и обеспечить интеграцию электронного документооборота с учетной системой предприятия. Водителям потребуется наличие смартфона или планшета с установленным приложением оператора и доступом к сети интернет. До сентября 2026 года организации имеют возможность проводить тестирование новых процессов, чтобы минимизировать возможные сбои после вступления закона в силу.

В случае выявления ошибки в уже подписанной ЭТрН внесение изменений непосредственно невозможно. Для внесения корректировок оформляется уведомление об уточнении через систему электронного документооборота (ЭДО), где указываются необходимые исправления. Это необходимо учитывать для предотвращения возникновения разногласий и штрафных санкций.

Международные грузоперевозки регламентируются особыми нормативными актами: при отправке грузов за границу России оформляется международная накладная по форме CMR. Если же пункт назначения расположен в пределах Российской Федерации, после пересечения границы применяются электронные транспортные накладные (ЭТрН) в соответствии с российскими правилами.

Следует указать, что обсуждение аналогичных корректировок в области транспортной документации уже велось специалистами в связи с новыми требованиями к идентификации импортируемых автомобилей. К примеру, в статье о новых проверках при импорте автомобилей отмечалось, что внедрение цифровых технологий может создать препятствия для бизнеса, если не продумать нюансы перехода.

В завершение необходимо подчеркнуть: ЭТрН представляет собой не просто цифровую копию бумажного документа, а функциональный инструмент для управления и отслеживания транспортировок. Начиная с 2026 года, отсутствие данного электронного документа или ошибки при его заполнении способны повлечь за собой финансовые санкции и задержки в доставке грузов. Чтобы обеспечить плавный переход на новый формат, организациям рекомендуется заблаговременно оценить готовность используемых систем, провести инструктаж для персонала и осуществить пробные перевозки. Такой подход поможет предотвратить нежелательные ситуации и поддерживать бесперебойную работу в обновленных условиях.